OCI-koppeling voor webshops: een naadloze inkoopervaring voor B2B-klanten
In de B2B-wereld draait alles om efficiëntie, vooral bij grote orders. Klanten verwachten eenvoud en snelheid, zowel in de webshop als in hun inkoopsystemen. Een OCI-koppeling (Open Catalogue Interface) maakt dit mogelijk door het inkoopproces naadloos te laten verlopen, direct vanuit het ERP- of SaaS-inkoopsysteem van de klant.
Met een OCI-koppeling bestelt de klant direct vanuit hun inkoopplatform. Ze selecteren producten in jouw catalogus, waarna de gegevens automatisch in hun systeem worden geplaatst. Jij hoeft geen klant-specifieke instellingen te beheren, en klanten blijven in controle over hun processen. Goed om te weten: bij de (semi-)overheid en grotere bedrijven is een OCI-koppeling vaak verplicht als onderdeel van een aanbesteding.
Hoe werkt een OCI-koppeling?
Stel, je hebt een groothandel in kantoorartikelen en een van je grootste klanten is een multinational die regelmatig bestellingen plaatst. In plaats van producten handmatig in hun ERP-systeem in te voeren, kunnen ze met een OCI-koppeling direct vanuit jouw webshop bestellen. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.
Een OCI-koppeling verbindt jouw productcatalogus met het ERP-systeem van de klant. Zij bestellen rechtstreeks vanuit hun eigen systeem en hoeven geen webbrowser te openen. Voorraad, prijzen en productdetails zijn dankzij de OCI-koppeling altijd up-to-date. Zo klopt de order en verminder je handelingen voor de klant én jezelf. Win-win!
Dit is hoe een OCI-koppeling over het algemeen werkt:
Voor je klant:
De klant opent het inkoopsysteem (ERP) en kiest jouw webshop.
Via de OCI-koppeling wordt de klant direct naar jouw webshop geleid in het inkoopsysteem zelf.
De klant selecteert producten in jouw productcatalogus, terwijl hij nog steeds binnen zijn ERP-systeem werkt.
Na selectie van de producten wordt de informatie in het winkelwagentje (producten, prijzen, aantallen) teruggestuurd naar het ERP-systeem en verwerkt in een inkooporder.
De klant doorloopt zijn interne goedkeurings- en budgetcontroles binnen het ERP-systeem.
Zodra de order is goedgekeurd, wordt de inkooporder naar de leverancier (jou) verstuurd.
Voor jouw webshop:
Je ontvangt een kant-en-klare en goedgekeurde inkooporder van de klant.
Alle productinformatie, hoeveelheden en prijzen zijn correct omdat ze rechtstreeks vanuit de webshop in het ERP-systeem zijn overgenomen.
Je verwerkt de bestelling zoals gebruikelijk.
Voordelen van OCI-koppelingen voor B2B
OCI biedt verschillende voordelen die jouw webshop aantrekkelijker maken voor B2B-klanten en bedrijven die werken met zakelijke bestellingen. Voor aanbestedingen is dit zelfs noodzakelijk, omdat o.a. de (semi-)overheid uitsluitend werkt met partijen die OCI garanderen.
Naadloze integratie met inkoopsystemen Klanten kunnen jouw productcatalogus direct vanuit hun eigen inkoopsysteem doorzoeken. Dit scheelt tijd én vergroot de tevredenheid van je klanten – ze hoeven niet uit hun vertrouwde omgeving te stappen om zaken te doen met jou.
Real-time toegang tot prijs en voorraad Jouw klanten zien altijd de meest actuele prijzen en voorraadinformatie. Zo voorkom je foutieve bestellingen. Dit versnelt hun beslissingen, voorkomt misverstanden en bespaart jou en je klant wederom tijd. Het zorgt voor soepelere transacties en snellere deals.
Goedkeuringsprocessen blijven waar ze horen Alle goedkeuringen en budgetbeperkingen blijven in het inkoopsysteem van de klant. Dit betekent dat het proces eenvoudiger blijft voor jou, terwijl je klant volledige controle houdt. Minder complicaties, minder fouten, en meer gemak voor beide partijen.
Schaalbaarheid zonder aanpassingen aan je webshop Nieuwe klanten aansluiten wordt een fluitje van een cent. Zonder technische aanpassingen aan je webshop kun je eenvoudig groeien en grotere zakelijke klanten bedienen. Dit maakt je bedrijf flexibel en toekomstbestendig.
Uitdagingen met OCI-koppelingen
OCI-koppelingen zijn een uitstekende oplossing, maar er zijn ook uitdagingen. Verschillende klanten werken met verschillende inkoopsystemen, waardoor een OCI-koppeling maatwerk kan vereisen. Dit hoeft zeker niet erg te zijn. Een ervaren integratiepartner helpt je dit proces te stroomlijnen en weet goed in te spelen op de specifieke eisen van verschillende klanten.
Ook automatiseert een OCI-koppeling vaak maar een deel van het proces. Voor veel bedrijven is OCI de perfecte start, omdat het een eenvoudige en effectieve manier biedt om hun webshop te integreren met de inkoopsystemen van hun klanten. Maar als bedrijven groeien of complexere processen willen automatiseren, kan cXML de volgende stap zijn.
OCI vs. cXML: Wat is het verschil?
cXML (commerce eXtensible Markup Language) biedt volledige end-to-end procurement door het hele inkoopproces te automatiseren, van het versturen van inkooporders tot het verwerken van facturen. Dit maakt cXML vooral aantrekkelijk voor bedrijven met grote volumes en terugkerende bestellingen. Belangrijk is wel dat het inkoopsysteem cXML ondersteunt. Hoewel sommige bedrijven kiezen voor handmatige goedkeuringen of budgetcontroles om meer controle te behouden, blijft de rest van het proces geautomatiseerd en wordt alsnog alle efficiëntiewinst behaald. De keuze tussen OCI en cXML hangt af van de behoeften van je bedrijf: OCI biedt eenvoud en flexibiliteit, terwijl cXML ideaal is voor verdere automatisering en bredere systeemondersteuning.
Zo werkt cXML
In tegenstelling tot OCI, dat zich richt op het koppelen van de productcatalogus en het maken van inkooporders, biedt cXML de volgende extra stappen om het proces volledig te automatiseren:
- Automatische verzending van inkooporders Zodra de klant de bestelling goedkeurt, wordt de inkooporder automatisch naar de webshop van de leverancier gestuurd, zodat de bestelling het reguliere logistieke proces kan volgen zonder handmatige tussenkomst.
- Factuurverwerking Met cXML kan de factuur automatisch worden gegenereerd en direct naar de klant worden gestuurd, wat de betaling versnelt en de kans op fouten vermindert.
- Volledige integratie van terugkerende processen cXML maakt het eenvoudiger om processen zoals herhaalde bestellingen en voorraadbeheer volledig te automatiseren, bijvoorbeeld wanneer een minimumvoorraad is bereikt en er automatisch een bestelling geplaatst moet worden. Dit is ideaal voor bedrijven met grote, terugkerende orders.
Met cXML elimineer je de laatste handmatige stappen die bij OCI nog aanwezig zijn. Dit maakt cXML geschikter voor end-to-end procurement.
OCI implementeren in jouw B2B-webshop
Een OCI-koppeling kan de inkoopervaring voor je B2B-klanten sterk verbeteren. Voor een succesvolle implementatie, vooral bij verschillende ERP-systemen, is het essentieel om samen te werken met een ervaren integratiepartner. Zo zorg je ervoor dat je webshop naadloos integreert met de systemen van je klanten en klaar is voor verdere groei.
Meer weten? Neem nu contact op of plan een afspraak om te kijken of wij jou kunnen helpen.
