Waarom handmatige processen B2B-bedrijven in 2025 in de problemen brengen

De impact van inefficiënte processen

Handmatige processen zorgen voor vertraging en maken fouten bijna onvermijdelijk. Dat heeft impact op zowel de interne organisatie als de klanttevredenheid:

• Vertraging in orderverwerking, wat leidt tot langere levertijden en herhaalde statusvragen van klanten.

• Hoge druk op de klantenservice, doordat eenvoudige vragen over facturen, retouren en orderstatus elke keer door een medewerker worden afgehandeld.

• Kostenbeheersing wordt complex, bijvoorbeeld bij emballagekosten die niet correct worden doorberekend en daarmee de marges onder druk zetten.

• Concurrentievoordeel verdwijnt, omdat klanten steeds hogere verwachtingen hebben van digitale dienstverlening en eenvoudig kunnen overstappen naar partijen die dit beter hebben georganiseerd.

Deze inefficiënties lijken misschien klein op de korte termijn, maar zorgen op de lange termijn voor hogere kosten en gemiste omzet.

De oplossing: digitalisering als strategische noodzaak

Door te digitaliseren, kunnen B2B-bedrijven efficiënter werken, kosten verlagen en de klanttevredenheid verhogen. Een B2B webshop oplossing hoeft geen enorme verandering te betekenen, technologie wordt juist ingezet om repetitieve en foutgevoelige taken te automatiseren, bijvoorbeeld door een ERP- koppeling of automatisering van het selfserviceportaal. Dat kan er als volgt uitzien:

Real-time inzicht voorkomt logistieke chaos

Stel je voor: een klant in de bouwsector bestelt materialen via je webshop en kiest 12 januari als leverdatum. Op dat moment lijkt er voldoende voorraad, maar achter de schermen weet het systeem dat een deel van de voorraad pas op de 14e binnenkomt. Zonder slimme koppeling, zou je dit niet zien, en rijdt er op de 12e én de 14e een vrachtwagen naar dezelfde klant. Zonde van de tijd en kosten.

Met real-time inzicht in voorraad, inclusief lopende inkoop- en verkooporders, herkent het systeem dit scenario en stelt tijdens het bestelproces voor om te leveren op de 14e – in één keer, zonder extra ritten. Dat is niet alleen efficiënter, maar ook duidelijker voor de klant.

Minder telefoontjes, meer tevreden klanten

Een klant belt naar de serviceafdeling: “Wat is de status van mijn bestelling?” De medewerker zoekt het op in het systeem, belooft terug te bellen, en mailt later de factuur. Herkenbaar?

Door een klantportaal in te richten waar klanten zelf hun orderstatus kunnen bekijken, facturen kunnen downloaden en retouren kunnen aanmelden, haal je deze vragen bij je team weg. Je bespaart dagelijks uren aan terugbelverzoeken en e-mails, terwijl je klanten sneller en beter helpt. En dat merken ze.

Lees ook: [Klantcase: Verdouw digitaliseert B2B webshop samen met Reach Digital]

Ook in andere vlakken levert een goed ingerichte B2B webshop direct voordeel op, denk bijvoorbeeld aan het optimaliseren van datastructuren, het inzetten van AI of het koppelen met je ERP-systeem.

• Data optimaliseren: Een centrale datastructuur voorkomt fouten en dubbele invoer, waardoor de efficiëntie toeneemt.

• OCI-koppeling met het inkoopsysteem van de klant: Hiermee kan de klant direct vanuit zijn eigen ERP- of inkoopsysteem bestellen in jouw webshop, zonder dubbele invoer of foutgevoelige exports.

• Slimme bestelherinneringen: Op basis van bestelgeschiedenis en verbruiksritme krijgt de klant automatisch een reminder om opnieuw te bestellen, wat zorgt voor meer herhaalorders en minder gemiste omzet.

Loopt jouw business achter op je digitale B2B-strategie?

Veel B2B-bedrijven hebben inmiddels een webshop, maar missen nog een structurele digitale strategie die écht meegroeit met de klantverwachting. Knelpunten zoals bestellingen via verschillende kanalen, maatwerk buiten de webshop of onduidelijke leverdata zijn voor veel bedrijven herkenbaar. Het voelt vaak als: ‘zo gaat het nu eenmaal’. Maar juist hier liggen kansen: in slimmere processen, betere data en systemen die wél samenwerken.

Dit is het moment om kritisch naar je processen te kijken en te bepalen waar digitalisering het verschil kan maken.

Plan een vrijblijvende kennismaking

Benieuwd hoe jouw B2B webshop slimmer, efficiënter en klantgerichter kan werken? Laat ons met je meekijken in een korte kennismaking of digitale scan. We denken praktisch met je mee en laten zien waar je direct impact kunt maken. 

Waarom Reach Digital?

Wij maken digitalisering in B2B praktisch en haalbaar. Geen enorme veranderingen of complexe systemen waar je team aan moet wennen, maar slimme integraties die je bestaande processen versterken. Conversie verhogen in je B2B-webshop, efficiënter werken en minder handelingen, zonder gedoe.